Con fundamento en el artículo 12 fracción I y VI de la Ley Federal de Archivos y el artículo 2, fracción IV de su Reglamento, a continuación se presentan los resultados del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017.
| Acciones | Responsables | Meta | Cumplimiento | ||||||||||
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| Aprobación del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017. |
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Publicación en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT) y página del Servicio Geológico Mexicano (SGM).
https://www.gob.mx/sgm/es/documentos/coordinacion-de-archivos2 |
Se suscribió el PADA 2017, el día 11 de julio de 2017.
Documentos de referencia:
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| Asesorar a las unidades administrativas en la integración de sus expedientes a partir de los procesos. |
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Aclarar las dudas en materia de archivo, a los Responsables de Archivo de Trámite de Oficinas Centrales y Regionales con la finalidad de que identifiquen, cual es la documentación que debe de ser integrada en los expedientes de acuerdo a sus procesos. |
Se atendieron al 100% las solicitudes de asesoría realizadas por los responsables de archivo de trámite a la Coordinación de Archivos en temas:
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| Asesorar a las unidades administrativas en la integración de sus expedientes a partir de los procesos. |
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Aclarar las dudas en materia de archivo, a los Responsables de Archivo de Trámite de Oficinas Centrales y Regionales con la finalidad de que identifiquen, cual es la documentación que debe de ser integrada en los expedientes de acuerdo a sus procesos. |
Se atendieron las dudas de Oficinas Regionales por vía telefónica o correo electrónico a la Gerencia Regional Noroeste, Regional Centro Occidente y presencial a 10 personas.
Se realizaron reuniones de trabajo con las siguientes áreas:
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Actualización y validación de los instrumentos de consulta y control archivístico.
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Actualización de Cuadro General de Clasificación Archivística de 2015 de acuerdo a la estructura orgánica del SGM. Actualización del Catálogo de Disposición Documental de 2015 de acuerdo a los procesos y macro procesos del SGM. |
Se informó al Archivo General de la Nación (AGN) que el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y el Catálogo de Disposición Documental (CDD) seguirá vigente en todos sus términos de acuerdo al numeral Décimo séptimo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 3 de julio de 2015.
Evidencia:
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| Seguimiento a la aplicación de los “Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de Archivos”. |
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Elaboración de Inventarios y Guía Simple de Archivos de la información generada en el año 2015, por las 65 áreas de las unidades administrativas del SGM. |
Se revisaron los inventarios generales y guía simple de archivos, enviados a la Coordinación de Archivos de 60 áreas de la información generada en el periodo 2015.
Se revisaron y se devolvieron inventarios a 17 áreas para su corrección, ya que contaban con inconsistencias en el registro de expedientes aperturados. Evidencia: Carpetas físicas de inventarios y guías simples, listado y correos electrónicos enviados con las correcciones. |
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| Seguimiento al programa de Capacitación Oficinas Centrales y Regionales. |
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“Taller para la elaboración del PADA”.
“Taller para la Elaboración de trámite de Baja Documental”. “ Taller de procesos técnicos en Archivo de Concentración”. “Taller de Procesos técnicos de la unidad de correspondencia y Archivo de Trámite”. |
Mediante memorándum CA/26/2017, de fecha 17 de julio de 2017, se hizo entrega a 64 responsables de archivo CD con informacion en materia de archivo, programa de capacitación prevista en las instalaciones del SGM, y 5 cursos en línea del CEVINAI (Clasificación y desclasificación de la información; Descripción archivística; Metodología para el diseño, formulación de sistemas de clasificación y ordenación archivística; Metodología para la valoración y disposición documental; Sensibilización para la transparencia y rendición de cuentas) obteniendo como resultado:
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| Plática de sensibilización a servidores públicos de mando medio. |
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Sensibilización a Directores, Subdirectores, Gerentes y Subgerentes de las áreas de las Unidades Administrativas del SGM (Oficinas Centrales y Regionales). |
El 14 de septiembre del 2017 se impartió la “Plática de Sensibilización en Materia de Archivos” a 35 servidores públicos en Oficinas Centrales y por video conferencia a 30 de Oficinas Foráneas (evidencia en listas de asistencia), en la que se trataron los siguientes temas:
La importancia de contar con archivos organizados para la toma de decisiones; dar respuesta oportuna cuando se realicen solicitudes de informacion; las consecuencias y deterioro de los documentos al no contar con un inmueble adecuado para su reguardo durante su ciclo de vida; normalizar el envío de transferencias primarias y secundarias para evitar la acumulación de documentos y conservar únicamente la documentación con valores secundarios y eliminar lo que dictamine el AGN para su donación a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG).
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| Seguimiento al programa de Capacitación Oficinas Centrales y Regionales. |
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“Taller para la elaboración del PADA”.
“Taller para la Elaboración de trámite de Baja Documental”. “ Taller de procesos técnicos en Archivo de Concentración”. “Taller de Procesos técnicos de la unidad de correspondencia y Archivo de Trámite ”. |
Se capacitó los días 14, 19 y 22 de septiembre de 2017, en el tema “Metodología para la Aplicación de Instrumentos de Control y Consulta Archivística” a 33 Responsables de Archivo de Trámite en Oficinas Centrales y por video conferencia a 38 Responsables de Archivo de Trámite en Oficinas Regionales (evidencia en listas de asistencia).
Se trataron los siguientes temas: importancia de conservar los archivos y sus consecuencias de no estar organizados, ciclo vital del documento, identificación de documentos de archivo, documentos de comprobación administrativa inmediata y documentos de apoyo informativo, integración de expedientes, foliación, codificación, instrumentos de control y consulta archivística.
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| Asesoría a Oficinas Centrales y Regionales. |
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Disipar las dudas en materia de archivo, de los Responsables de Archivo de Trámite en Oficinas Regionales para la integración de sus expedientes de acuerdo a los procesos. |
OFICINAS CENTRALES Se atendieron las 33 solicitudes realizadas por los responsables de archivo de trámite de las unidades administrativas, (evidencia en formatos de asesoría). OFICINAS REGIONALES Vía telefónica o correo electrónico a las oficinas que lo han solicitado. Se asesoró en Oficinas Centrales a 4 responsables de archivo de trámite de Oficinas Regionales, para la integración, clasificación y cosido de expedientes a las Gerencias Regionales Centro Norte y Occidente; y 6 personas en sitio de la Gerencia Regional Sur y Centro Experimental Oaxaca (evidencia en lista de asistencia). En continuación a las asesorías en sitio, se programarán las visitas a las Oficinas Regionales y se dará seguimiento en el PADA 2018. |
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| Elaboración de inventarios documentales, guía simple de expedientes de archivo 2015-2016 identificación de Documentos de Comprobación Administrativa inmediata (DCAI) y Documentos de Apoyo Informativo (DAI). |
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Actualización del Inventario y Guía Simple de Archivo con la información generada por las 65 áreas administrativas durante los años 2015, 2016. |
Se revisaron y realizaron correcciones a los inventarios de las Oficinas Centrales y Regionales.
Se identificaron y se relacionaron para baja de los archivos de trámite:
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| Seguimiento al indicador del PGCM Actualización de expedientes en archivo de Trámite. |
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Actualización de Inventarios y Guía Simple de Archivo con la información generada por las áreas administrativas durante el año 2015. |
A la fecha que se reporta, se han identificado y recibido en el Archivo de Concentración las Transferencias Primarias enviadas en el periodo de 2017 de las siguientes áreas:
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| Seguimiento al Indicador PGCM Porcentaje de Archivo de Concentración liberado. |
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Dictamen de baja documental de 30.12 metros lineales de documentación del SGM. |
Se dio seguimiento a los inventarios de baja enviados al AGN con No. de oficios CA/04/2016 y CA/08/2016.
En seguimiento a las observaciones del OIC en el SGM, se enviaron las adendas con las correcciones de metros lineales, mediante oficio No. CA/007/2017, de fecha 30 de octubre 2017, con un peso de 483.900 kg. (9.7 metros lineales) y de oficio No. CA/008/2017, 30 de octubre 2017, con un peso de 310.00 kg (6.2 metros lineales). Se envió en el periodo de octubre mediante oficio No. CA/09/2017 de fecha 30 de octubre de 2017, la solicitud de baja documental ante el AGN con documentación perteneciente a las Gerencia de Recursos Materiales y de Servicios, Gerencia de Tecnologías de la Información, Departamento de Innovación y Calidad con un peso de 897 kg. que equivalen a 17.94 metros lineales.
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Anteproyecto de “Sistematización del Sistema Institucional de Archivos”. |
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Integrar los procesos técnicos en las tres etapas de vida del documento, hasta su destino final.
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En conjunto con el área de innovación y calidad, se llevó a cabo el levantamiento del proceso de archivo, mediante el mapeo de situación actual, y se llevaron a cabo las actividades de optimización del proceso.
Por lo anterior, se realizaron reuniones de trabajo para identificar los procesos por los que se integran los expedientes de Archivo, los campos necesarios para los instrumentos de control y consulta archivística (inventarios y guía simple), alertas que debe enviar el sistema cuando se cumpla la vigencia de los expedientes en Archivo de Trámite y Concentración para realizar los inventarios de transferencia o baja documental; alertas de plazos vencidos de expedientes prestados para evitar pérdida de documentación y para agilizar y optimizar las actividades. |
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| Identificación de necesidades de los archivos de Trámite, Concentración e Histórico. |
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A solicitud de las áreas administrativas se adquirió el siguiente mobiliario:
Esta identificación permitirá la liberación de espacios adecuados en los archivos de trámite.
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| Identificación de necesidades de los archivos de Trámite, Concentración e Histórico. |
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Mejorar las condiciones físicas del Archivo de Concentración y elaboración del Procedimiento. |
Se reacomodaron los anaqueles que se encontraban pegados a las paredes para evitar que la documentación se dañe con la humedad.
El área de Servicios Generales dio mantenimiento al Inmueble que ocupa el Archivo de Concentración, repellando las áreas de humedad, y llevando las actividades de levantamiento de necesidades de medidas correctivas. Se realizó visita al Inmueble de Guachinango, Jalisco, para conocer las condiciones del mismo, así como la documentación allí ubicada, gestionando la determinación técnica por un especialista en restauración y conservación de libros, el cual remitió los informes correspondientes y las recomendaciones para el rescate de la documentación (Oficio RMS/060/2018).
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Identificación de necesidades de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico. |
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Adecuación del inmueble para la conservación y preservación de la información del SGM. |
Se iniciaron pláticas con las áreas responsables de esta información para conocer el volumen documental con el que se cuenta actualmente y de esta manera poder determinar los espacios que se necesitan para el resguardo de la documentación para proceder a la contratación del proyecto arquitectónico.
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Con fundamento en el Art. 12, fracción I y VI de la Ley Federal de Archivos, el presente informe de resultados del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017, es aprobado por el Comité de Transparencia del Servicio Geológico Mexicano.
Lic. Francisco Javier Rojas Barrientos
Responsable del Área Coordinadora de Archivos
Presidente del Comité de Transparencia
Lic. José Francisco García Hernández
Titular de la Unidad de Trasparencia
Secretario Técnico del Comité de Transparencia
L.E. Alelí Rebeca Luna Gutiérrez
Titular del Órgano Interno de Control
en el Servicio Geológico Mexicano
Informe Anual de Resultados 2017
- Autor:
- Servicio Geológico Mexicano
- Fecha de publicación:
- 31 de Julio de 2018
- Fecha de actualización
- 31 de Julio de 2018
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